Een evenement organiseren? Lees deze praktische tips

Een evenement organiseren, daar komt meer bij kijken dan je misschien in eerste instantie denkt. Daarom starten de voorbereidingen vaak al een jaar of nog langer van tevoren. Ook evenementen die elk jaar terugkeren en waarvan de organisatoren dus weten wat ze doen, worden vaak al heel ver van tevoren gepland. Als je de voorbereiding goed aanpakt dan is de kans op succes uiteraard een stuk groter.

Datum prikken en locatie vastleggen

Allereerst prik je een datum voor het evenement. Verzeker je ervan dat er op die dag geen andere evenementen plaatsvinden of dat er een officiële feestdag is. Plan je je evenement in juli of augustus, houd er dan rekening mee dat veel mensen wellicht op vakantie zijn. Als de datum vastligt is er ook nog een locatie nodig. Als het om een bedrijfsevenement gaat dan kan dat wellicht op eigen terrein. In andere gevallen moet je op zoek naar een locatie die je kunt afhuren. Populaire dagen in het weekend zijn vaak snel volgeboekt, dus zorg dat je op tijd bent. Wil je een evenement in de openbare ruimte organiseren dan is toestemming van de gemeente nodig. Vraag deze toestemming ruim op tijd aan want het kan even duren voordat er een beslissing is genomen. Als het verzoek wordt afgewezen moet er nog voldoende tijd zijn om een alternatief te vinden.

Toegangsbewijzen

Ongeacht of het om een gratis evenement gaat of niet, kan het handig zijn om met toegangsbewijzen te werken. Je weet dan precies hoeveel mensen er binnen zijn. Als je het evenement in een binnen locatie houdt dan geldt vrijwel altijd een maximum aantal bezoekers. Dit heeft te maken met de veiligheid. Bij een calamiteit zoals brand moeten de bezoekers snel en veilig naar buiten kunnen. Maar ook een openlucht evenement kan doorgaans alleen een maximum aantal bezoekers aan. Zeker als er een populaire artiest komt optreden is het handig om het aantal bezoekers in de hand te houden. Dat doe je door met toegangsbewijzen te werken die je met een hand barcode scanner bij de ingang kunt scannen om mensen met valse kaarten buiten de deur te houden.

Een artiest boeken

Wil je een artiest laten optreden bij je evenement dan boek je die doorgaans via een artiestenbureau. Een optreden duurt normaal gesproken een half uur. Hiervoor betaal je een vast tarief. Dit is vooral afhankelijk van de populariteit van de artiest op dat moment. Daarnaast geldt soms een vergoeding voor reiskosten. Ook moet er een geluidsinstallatie worden gehuurd. Ook moet er een kleedruimte zijn voor de artiest waar hij of zij zich op het optreden kan voorbereiden. Alle informatie over wat je moet regelen voor het optreden staat in de zogenaamde ‘rider’ die je toegestuurd krijgt zodra het optreden is bevestigd. Houd eventueel een alternatief achter de hand mocht de geboekte artiest op het laatste moment afzeggen. Dit kan met ziekte te maken hebben, maar artiesten hebben vaak ook een clausule dat ze een optreden in het land mogen cancelen als er bijvoorbeeld een televisieoptreden wordt aangevraagd of een optreden op een groot festival.