Een succesvolle opening, zo pak je dat aan

Als je de officiële opening van je bedrijf professioneel wilt aanpakken dan is het belangrijk om op tijd te starten met de voorbereidingen. Misschien wil je de burgemeester of een wethouder uitnodigen voor de officiële openingshandeling. Houd er dan rekening mee dat deze mensen vaak een volle agenda hebben. Het is dus zaak om ze ruim van tevoren uit te nodigen. Houd er ook altijd rekening mee dat de burgemeester op het laatste moment kan afzeggen vanwege een dringende aangelegenheid. Zorg dus altijd dat je een alternatief achter de hand hebt mocht je eregast ineens moeten afzeggen.

Let op het weer

Als je de gasten buiten ontvangt of ze via een feestelijk versierde entree met rode lopers ontvangt dan is het wel zo prettig als het weer een beetje wil meewerken. Helaas is dat in Nederland lang niet altijd het geval. Zorg dus ook in verband met het weer voor een ‘plan B’. Je kunt de entree overkappen met een partytent of zorg voor grote paraplu’s zodat je de gasten bij hun auto kunt opvangen en droog over laten lopen naar binnen. Anderzijds moet je ook rekening houden met andere weersomstandigheden zoals extreme warmte of juist kou en of er die dag veel wind staat.

Het programma voor de opening

Vaak wordt alleen nagedacht over de opening zelf. Wie moet dat gaan doen en hoe gaan we dat doen. Wat er daarna gebeurt is soms een ondergeschoven kindje. Een gezellig samenzijn klinkt leuk, maar je loopt het risico dat het een beetje doodbloedt. Probeer dus om de opening ook nadat het officiële gedeelte achter de rug is een leuke voortzetting te geven. Je kunt een artiest laten optreden of de genodigden trakteren op een buffet. Dit moet natuurlijk binnen het budget passen. Een artiest uitnodigen moet ook ruim op tijd gebeuren omdat veel artiesten zeker in de zomermaanden vaak al de nodige afspraken in de agenda hebben staan, zeker als het om iemand gaat die landelijk bekend is.

Kies de juiste aankleding

Behalve het programma is ook de aankleding van de locatie belangrijk. Dan gaat het niet alleen om de entree met rode loper en afzetpaaltjes, maar ook om de ruimte binnen. Je kunt eventueel projecttapijt neerleggen als de ondergrond minder geschikt is voor een officiële ontvangst. Denk bijvoorbeeld aan een fabriekshal of een garagebedrijf. Projecttapijt is stevig, bestand tegen intensief belopen en relatief gemakkelijk te reinigen. Let erop dat je het tapijt zodanig neerlegt dat het niet gaat opkrullen zodat bezoekers erover kunnen struikelen. Als je catering regelt voor de opening, zorg er dan voor dat de cateraar een geschikte ruimte heeft om schalen op te maken of etenswaren op te warmen of anderszins voor te bereiden. Zorg bij een lopend buffet voor lange tafels waar de gerechten kunnen worden gepresenteerd. Let erop dat mensen misschien een dieet volgen of andere wensen hebben. Zorg dus voor vegetarische en gluten- of lactosevrije gerechten.